Oddělení projektové podpory - výzvy a sdělení

Obecná pravidla pro podání všech typů projektových návrhů

Financování vědy v rámci ČR se řídí zákonem č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací a dále pravidly poskytovatelů (ministerstva, agentury a fondy). Před podáním návrhu projektu za PřF UP je nezbytný souhlas děkana a tajemníka fakulty s podáním, ať už je řešitel z UP v roli hlavního řešitele nebo spoluřešitele.

Co je potřeba ke splnění administrativních kroků na PřF UP při podání návrhu projektu?

• Řádně vyplněná zelená košilka (čili Žádost o souhlas k podání návrhu projektu poskytovateli dotace - 1 originál), podepsaná předkladatelem a vedoucím katedry/pracoviště.
• Stručné informace k projektu (1 originál).

Vše vytištěné včetně podpisů (ještě před podáním v online platformě, datovou zprávou, na podatelnu nebo poštou) podejte pracovnici na Oddělení projektové podpory PřF UP (pracoviště 3905), která pomůže s formuláři a zajistí podpisy (děkana, tajemníka) na žádosti. Prosíme o dodržování fakultní uzávěrky jeden týden před uzávěrkou výzvy.

Národní RIS3 strategie 2021 - 2027, dlouhodobá strategická vize "Odolná ekonomika založená na znalostech a inovacích" formuluje základní směr rozvoje ČR. Podmiňuje čerpání operačních programů EU fondů.

Frascati manuál, dokument určený pro posuzování aktivit výzkumu a experimentálního vývoje v souvislosti se statistickými a analytickými činnostmi, který vydává Organizace pro hospodářskou spolupráci a rozvoj (OECD).

Gender a Rovné příležitosti na UP jsou zpracovány v Plánu rovných příležitostí na Univerzitě Palackého v Olomouci/Gender Equality Plan (EN), který stanovuje konkrétní cíle a opatření směřující k systematickému řešení genderové rovnosti.

Jak na genderovou dimenzi v obsahu výzkumu - Příručka pro výzkumníky a výzkumnice.

Otevřená věda (UP) Open Science (UP) je hnutí, které staví na myšlence, že vědecké znalosti všeho druhu by měly být sdíleny a využívány. Usiluje o ucelenou změnu zavedených vědeckých postupů a směřuje ke sdílení ve všech oblastech životního cyklu vědeckých informací bezplatně a veřejně.

Příručka postupů otevřené vědy OP JAK.

Stanovisko TA ČR k otevřené vědě.

Otevřená věda v projektech GA ČR.

Plán správy dat (UP) čili Data Management Plan popisuje způsoby správy výzkumných dat, jaká data vznikala a jakým způsobem, dále informace o jejich dostupnosti a využití. Při každém výzkumu je třeba se zabývat správou výzkumných dat a co se bude s nimi dít během jejich životního cyklu. Téma ošetřuje vnitřní norma UP R-B-24/08 Správa výzkumných dat na Univerzitě Palackého v Olomouci.

Data Stewardship Wizard je open source nástroj, který provází plánováním a sestavením  DPM, obsah lze upravovat do různých výstupů a dále sdílet s dalšími vědci (obsahuje např. šablonu určenou přímo pro projekty Horizon Europe na UP). Příjemcům podpory Horizon Europe doporučujeme využít vzor DMP. Český překlad šablony je dostupný v repozitáři NTK. Využít můžete rovněž příručku OpenAIRE RDM in Horizon Europe Proposals.

FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. (F.A.I.R. = findable, accessible, interoperable, reusable)

Obecná doporučení metadatového popisu NTK.

Open repository for EU-funded research - zenodo.org

Rada pro výzkum, vývoj a inovace a strategické dokumenty www.vyzkum.cz.

Technologická agentura České republiky (TA ČR)

TA ČR je organizační složkou státu, zřízenou v roce 2009 zákonem č. 130/2002 Sb., centralizující státní podporu aplikovaného výzkumu a vývoje. Aktuální nabídku výzev najdete na Programy a soutěže.

Zjistěte, který program je vhodný právě pro Vás.

Důležité upozornění po získání dotace. Spoluřešitelskou smlouvu (hlavní příjemce – UP) je třeba podepsat před uzavřením projektové smlouvy (poskytovatel – hlavní příjemce).

Aplikovaným výzkumem se rozumí průmyslový výzkum, experimentální vývoj nebo jejich kombinace.

Průmyslový výzkum: Kategorie výzkumu a vývoje ve smyslu čl. 2 odst. 85 Nařízení Komise (EU) č. 651/2014. Průmyslový výzkum je zaměřen na získání nových poznatků a dovedností pro vývoj nových výrobků, postupů nebo služeb. Je primárně zaměřen na konkrétní praktický záměr nebo cíl. Odpovídá TRL 3-5 (Úroveň technologické připravenosti, anglicky Technology Readiness Level, TRL).
Experimentální vývoj: Získávání, spojování, formování a používání stávajících vědeckých, technologických, obchodních a jiných příslušných poznatků a dovedností pro návrh nových nebo podstatně zdokonalených výrobků, postupů nebo služeb (zahrnuje činnosti jako např. optimalizace postupů, a je spojen se stupněm TRL 5-8).

V Evropské unii jsou jednotlivé úrovně TRL definovány: TRL 1 – Pozorovány základní principy; TRL 2 – Formulován technologický koncept; TRL 3 – Experimentální ověření použitelnosti myšlenky; TRL 4 – Technologie ověřena v laboratoři; TRL 5 – Technologie ověřena v relevantním prostředí (v případě klíčových umožňujících technologií ověřena v průmyslově relevantním prostředí); TRL 6 – Technologie demonstrována v relevantním prostředí (v případě klíčových umožňujících technologií demonstrována v průmyslově relevantním prostředí); TRL 7 – Ukázka prototypu systému v provozním prostředí; TRL 8 – Systém je hotový a kvalifikovaný; TRL 9 – Skutečný systém prověřený v provozním prostředí (konkurenceschopná výroba v případě klíčových technologií; nebo v kosmu).

U TRL 4 a TRL 5 jde o informace, ale od TRL 6 jde o komponenty.

Užitečné odkazy:

ISTA/SISTA, online informační systém, který zajišťuje celý průběh poskytování účelové podpory, umožňuje napojení např. na relevantní registry veřejné správy a na informační systémy státu. Součástí je systém nápověd, který provede uchazeče vyplněním elektronické žádosti.

Helpdesk, platforma pro založení nových dotazů i vyhledávání dotazů existujících v databázi.

Gendrová dimenze v obsahu výzkumu (TA ČR).

Povinná publicita projektů podpořených Technologickou agenturou ČR.

Doporučení pro realizaci projektů TA ČR v období implementace na Univerzitě Palackého v Olomouci:

1. Aktivní a včasné plánování implementace
• Už ve fázi návrhu projektu důsledně promýšlet, jak, kým a kde budou výsledky využívány. Plán implementace by měl být realistický a zohledňovat bariéry (např. kapacitní omezení, GDPR).
• Zajistit, aby výsledky byly snadno přístupné a využitelné mimo univerzitu (např. formou veřejného webového portálu, infografik, nebo otevřených kurzů).
2. Propagace a diseminace výsledků
• Propagace je klíčová pro uplatnění výsledků. Významně pomáhá popularizační forma (např. videa, infografiky, účast v médiích, propagace na webových stránkách, na sociálních sítích).
• Pro efektivnější možnosti transferu technologií se doporučuje spolupráce s Vědeckotechnickým parkem UP.
3. Aktivní spolupráce s aplikačními garanty a partnery
• Nezůstávat u formální spolupráce. Pokud má AG (např. ministerstvo, škola) projekt využívat, musí být aktivně vtahován do přípravy výstupů – zapojení zvyšuje šance na reálnou aplikaci.
• V případě nevyužití výsledků se obvykle ukazuje nedostatečný dialog s aplikační sférou nebo chybějící strategie zavádění.
4. Udržitelnost a další využití po skončení projektu
• Mnoho výstupů je využíváno jen omezeně – častým limitem je absence prostředků či týmu pro „aftercare“ (např. správu aplikací, aktualizaci obsahu).
• Doporučujeme již při plánování projektu počítat s implementační fází a alokovat kapacity (včetně financí) pro její udržení, například skrze další granty, smluvní výzkum nebo zapojením dalších subjektů.
5. Čemu se vyvarovat
• Nedostatečná propagace výsledků vůči cílovým uživatelům snižuje dopad projektu.
• Využívání výsledků jen pro interní účely univerzity nebo aplikačního garanta brání většímu společenskému přínosu.
• Rozdílná evidence výsledků v ISTA a v RIV oslabuje věrohodnost projektových výsledků.
6. Co podpořit na Univerzitě Palackého
• Vybudovat podpůrné prostředí pro šíření výstupů mimo akademickou sféru (např. tým pro popularizaci, vzdělávací portál, metodická podpora implementace).
• Podporovat mezioborovou spolupráci a využití moderních technologií ve výstupech projektů.
• Posílit školení výzkumných týmů v oblasti komercializace, diseminace a komunikace s aplikační sférou.

Ministerstvo zemědělství (MZe)

Národní agentura pro zemědělský výzkum (NAZV) zajišťuje kompletní přípravu a vyhlášení resortních programů výzkumu MZe, vyhlášení a průběh veřejných soutěží a následnou administraci financovaných projektů v oblasti zemědělského, potravinářského, lesnického a vodohospodářského výzkumu. V současné době jsou podporovány VaV projekty v Programu ZEMĚ II, tedy Program aplikovaného výzkumu ministerstva zemědělství na období 2024 – 2032, ZEMĚ II.

Před podáním návrhu projektu za UP je nezbytný souhlas děkana a tajemníka fakulty s podáním formou zelené košilky a stručné informace k projektu. Prosíme o dodržování fakultní uzávěrky jeden týden před uzávěrkou výzvy. Návrh projektu musí být podán v elektronické podobě prostřednictvím platformy ISTA, a to v soutěžní lhůtě.

Národní RIS3 strategie 2021 - 2027, dlouhodobá strategická vize "Odolná ekonomika založená na znalostech a inovacích" formuluje základní směr rozvoje ČR. Podmiňuje čerpání operačních programů EU fondů.

Ministerstvo vnitra (MV)

Program bezpečnostního výzkumu České republiky 2021-2026: vývoj, testování a evaluace nových bezpečnostních technologií SECTECH, realizovaný formou veřejných soutěží ve výzkumu, experimentálním vývoji a inovacích. Hlavním cílem je propojení malých a středních podniků, v participaci na vývoji a transferu nových bezpečnostních technologií.

Před podáním návrhu projektu za UP je nezbytný souhlas děkana a tajemníka fakulty s podáním formou zelené košilky a stručné informace k projektu. Prosíme o dodržování fakultní uzávěrky jeden týden před uzávěrkou výzvy. Návrh projektu musí být podán v elektronické podobě prostřednictvím platformy ISTA, a to v soutěžní lhůtě.

Národní RIS3 strategie 2021 - 2027, dlouhodobá strategická vize "Odolná ekonomika založená na znalostech a inovacích" formuluje základní směr rozvoje ČR. Podmiňuje čerpání operačních programů EU fondů.

Ministerstvo průmyslu a obchodu (MPO)

Oddělení projektové podpory (OPP PřF - 3905) je podporou při podávání projektů na PřF. Poskytuje konzultace a zajišťuje administrativu spojenou s projektem v rámci evidence na UP. V případě dotazů a pochybností se neváhejte vždy obrátit na pracovníky, kteří s agendou ochotně pomohou. Při přijetí dotace si mohou řešitelé sjednat úvodní schůzku k seznámení se s administrativními kroky v rámci fakulty. Pro projekty obecně platí následující postup.

Projekty v krocích:

I. Před podáním projektové žádosti

1. Řešitel, stejně jako spoluřešitel, informuje o záměru podat projektovou žádost příslušnou referentku OPP PřF – dle poskytovatele dotace – viz web OPP PřF.
2. Podání každé projektové žádosti (hlavní řešitelské i spoluřešitelské) schvaluje děkan a tajemnice fakulty (kvalita žádosti, dofinancování, investice). Z toho důvodu v dostatečné časové rezervě poskytne žadatel příslušné referentce informace k projektové žádosti (anotace, rozpočet včetně případného dofinancování Kč/%, realizační tým, rozpis úvazků, systém konsorciálního řízení projektu – kdo a v jakém počtu hlasují/rozhodují – pokud je toto pro projekt relevantní). Společně se zelenou košilkou (Žádost o souhlas k podání návrhu projektu poskytovateli dotace – 1 originál) podepisuje žadatel a vedoucí pracoviště. Součástí žádosti je souhlas vedoucího s případným dofinancováním (Stručné informace k projektu - 1 originál, rozsah 1 normo strana). S přípravou košilky ráda pomůže pracovnice oddělení. Oba dokumenty je třeba předat na OPP PřF osobně nebo vnitřní poštou, včetně ERMS čísla (jednacího) dokumentu (nikoliv spisu) - je-li vyžadován podpis rektora v dokumentech návrhu projektu. Termíny fakultních uzávěrek a kontaktní osoby jsou uvedeny u jednotlivých výzev v sekci Oddělení projektové podpory - výzvy a sdělení. Prosíme o dodržování fakultní uzávěrky jeden týden před uzávěrkou výzvy.
3. Dle nařízení tajemníka fakulty musí projekty, které umožňují osobní náklady, mít zahrnutý i sociální fond 1%, tato informace musí být uvedená ve Stručných informacích k projektu, rovněž investice formou odpisů (viz všeobecné podmínky poskytovatele).
4. Čestná prohlášení k návrhu projektu, kde je vyžadován podpis statuárního zástupce (UP) předá referentka OPP PřF od řešitele/ spoluřešitele k podpisu na PSUP (po podpisu zelené košilky vedením PřF).
5. Pokud je součástí žádosti dodání konsorciální smlouvy, smlouvu žadatel předá na OPP PřF, které zajistí připomínky PO RUP/ PSUP přes sekretariát děkana ve lhůtě až 2 týdnů. Podepsanou smlouvu je nutné předat na OPP PřF k vložení do CES a zveřejnění v RS MVČR.
6. Před podáním žádosti v elektronické platformě poskytovatele (např. ISTA, ISKP) je třeba z rozhodnutí vedení UP udělit přístup s právem k náhledu do návrhu projektu zaměstnanci PSUP (ludmila.hrabakova@upol.cz).
7. Podání žádostí v online platformách zajišťuje řešitel. Odeslání projektové žádosti ve finální (tištěné) podobě či potvrzení o podání projektu (online) datovou zprávou zajišťuje příslušná referentka OPP PřF. U Potvrzení podání elektronického návrhu projektu do ISTA nikdy neměňte název souboru a zašlete jej mailem tak, jak jej vygenerujete příslušné referentce, která zajistí odeslání datovou schránkou. Podatelna UP přijímá zásilky k odeslání datovou schránkou každý pracovní den do 13 hodin.
8. OPP PřF prosí řešitele a spoluřešitele o informaci v případě, že návrh projektu po schválení zelené košilky nebyl podán u poskytovatele.
9. V rámci některých veřejných soutěží může být subjekt (IČO) uchazečem pouze v jednom návrhu projektu bez ohledu na jeho roli (hlavního uchazeče nebo dalšího účastníka), např. Norské fondy. Bývá uvedeno v zadávací dokumentaci.

II. Realizace projektu

1. V termínech daných zadávací dokumentací či pokyny poskytovatele je nezbytné zajistit podpis smlouvy o řešení projektu tzv. poskytovatelská či grantová smlouva – zasílá poskytovatel dotace. Poskytovatelskou smlouvu či dodatek nepřipomínkuje právní oddělení, na tento typ smluv UP může pouze přistoupit, nikoli ji měnit. Smlouvu podepisuje rektor (statutární zástupce), příp. jeho pověřený zástup s uděleným zmocněním, v některých případech i řešitel (dle zadání poskytovatele).
2. Znění veškerých dalších smluv – o spolupráci na řešení části projektu (tzv. spoluřešitelské či účastnické smlouvy), konsorciálních, spoluřešitelských dodatků ke smlouvám a dalších – připomínkuje před podpisem zúčastněných stran Právní oddělení RUP/ PSUP (ve lhůtě až 2 týdnů) nebo se použije vzorová smlouva připravená Právním oddělením RUP (např. spoluřešitelské smlouvy k projektům GAČR). K tomuto účelu předkladatel doloží příslušnou dokumentaci (projektovou smlouvu, zadávací dokumentaci, návrh spoluřešitelské smlouvy apod.).
3. Podpis veškerých smluv a dodatků spoluzajištuje řešitelům i spoluřešitelům OPP PřF (příslušná referentka). K tomuto účelu předkladatel doloží na OPP PřF řádnou dokumentaci (projektovou smlouvu, zadávací dokumentaci, návrh spoluřešitelské smlouvy apod.) a také formulář (košilku) nezbytný k podpisu rektora/statutárního zástupce a k vložení smlouvy/dodatku do CES a RS MVČR. Projektové smlouvy zpravidla podepisuje statutární zástupce (rektor) či jím pověřená osoba.
4. Řádně vyplněný formulář – tzv. elektronickou košilku (košilka ke smlouvě - Formulář žádosti o podpis smlouvy rektorem, košilka k dodatku - Formulář žádosti o podpis dodatku rektorem), kterou elek. podepisuje řešitel/spoluřešitel projektu (PřF) a vedoucí pracoviště (PřF), je třeba předat dále ke schválení včetně ERMS čísla dokumentu. Elektronickou košilku lze vytvořit na Portálu UP - Smlouvy - Formuláře žádosti o podpis - Nové (tlačítko) +Přidat - formulář (smlouva/ dodatek).
5. Finální verze smlouvy (tj. smlouva podepsaná všemi účastníky včetně všech povinných příloh - dle formulace na smlouvě) musí být neprodleně předána na oddělení OPP PřF, které zajistí vložení smlouvy/dodatku do CES (centrální evidence smluv UP) a následně informuje o vložení do CES předkladatele smlouvy. Po zveřejnění smlouvy v CES je smlouva zveřejněna také v RS MVČR (Registru smluv Ministerstva vnitra České republiky), pokud předkladatel smlouvy neuplatní jednu z výjimek a smlouva/dodatek nemusí být v RS MVČR zveřejněn (např. plnění smlouvy výhradně v zahraničí). Předkladatel smlouvy/dodatku je o zveřejnění informován prostřednictvím automaticky vygenerovaného e-mailu. O vložení smlouvy/dodatku do CES informuje řešitele/spoluřešitele mailem klíčový uživatel PřF.
6. Dle Zákona o registru (340/2015 Sb.) nabývají smlouvy/dodatky účinnosti až s datem zveřejnění v RS MVČR.
7. Lhůta k odeslání smlouvy/dodatku do RS MVČR činí podle zákona o registru smluv maximálně 30 dní od uzavření smlouvy/dodatku, tj. od data posledního podpisu uvedeného ve smlouvě/dodatku. Dále platí, že v případě, že smlouva/ dodatek není zveřejněn v RS MVČR nejpozději do tří měsíců od data posledního podpisu, pozbývá platnosti. Důsledkem mohou být sankce ze strany poskytovatele.
8. Za evidenci smluv/dodatků je na PřF odpovědný zaměstnanec, klíčový uživatel (Mgr. Silvie Šavrňáková,  silvie.savrnakova@upol.cz, tel. 585 634 011). V případě dotazů, pochybností či požadavku na začernění vybraných pasáží ve smlouvě/dodatku ji kontaktujte e-mailem.
9. Obecná pravidla a postup pro vedení evidence smluv (a dodatků) na upravuje vnitřní norma UP R-B-22/08, která je závazná pro všechny zaměstnance UP.
10. Originály smluv a dodatků bývaly zasílány prostřednictvím oddělení OPP PřF k archivaci na Právní oddělení RUP. Od  března 2023 originály smluv/ dodatků již nejsou ukládány na PO RUP a tato pivinnost neplatí.
11. K samotné realizaci projektu je ze strany řešitele/spoluřešitele nezbytná znalost podmínek realizace projektu - zadávací dokumentace, všeobecné podmínky a další přílohy a metodické pokyny vydané poskytovatelem dotace.
12. Řešitel/spoluřešitel před zahájením realizace projektu kontaktuje ekonomické oddělení (Ing. D. Kopecká) k přidělení SPP prvku projektu a personální oddělení (Mgr. V. Vašková, V. Caletková) k zajištění pracovních smluv, dohod o změně PS, návrhu na změnu mzdového zařazení a také popisu pracovní činnosti pracovníků projektu.

III. Správa SPP k projektu v SAP v modulu Controlling. Controlling je systém řízení i nástroj řízení, který poskytuje informace pro správná manažerská rozhodnutí. Hlavním cílem controllingu je rychlé získání informací, které vede k efektivnímu řízení. Analýza, hodnocení a předvídání vývoje organizace. Controlling pomáhá pochopit minulost a naplánovat budoucnost.

1. Přidělení SPP prvku – požádání Ing. Kopecké mailem (dagmar.kopecka@upol.cz, kl. 4054, vedoucí EO (Ekonomické oddělení) PřF).
2. Kontaktovat CVT ke zpřístupnění SPP prvku dalším osobám (M. Srovnal, miroslav.srovnal@upol.cz, kl. 1820).
3. TA ČR podporu vyplácí do 60 dnů od nabytí účinnosti Smlouvy o poskytnutí podpory, hlavní řešitel je povinnen zaslat část dotace dalším spoluřešitelům dle znění závazných parametrů.
4. Hlídání rozpočtu v SAP CJI3 Projekty (skutečné čerpání dle nákladových druhů).
5. Dofinancování (každoročně i ve víceletém projektu). Je třeba vypracovat žádost (podepíše  vedoucí  katedry) a poslat Ing. Kopecké.
6. Odvod režií (každoročně i ve víceletém projektu). Jakmile přijde dotace od poskytovatele je třeba vypracovat žádost na odvod režií (podepíše řešitel projektu) a poslat Ing. Kopecké. Zpravidla se tak děje před podáním monitorovací zprávy (viz zadávací dokumentace). Výše režií je vždy definována poskytovatelem v zadávací dokumentaci. Max. limit definuje fakulta. Hospodaření s režiemi si spravuje katedra. 
7. Dle Všeobecných podmínek 8 (TA ČR) musí být opravy, údržba a servis hmotného a nehmotného majetku využívaného při řešení projektu hrazeny z režijních nákladů projektu.
8. Úroky z dotace (každoročně i ve víceletém projektu) na běžném účtu UPOL. Vrácení poskytovateli, pokud je povinnost dle všeobecných podmínek programu (TA ČR, Ministerstvo vnitra) do 20. ledna. Výše úroků může stoupat či klesat, aktuální sazby poskytne Ing. Kopecká (EO PřF). Je třeba vypracovat žádost (podepíše řešitel projektu) a poslat Ing. Kopecké.
9. Převod části dotace spoluřešiteli/spoluřešitelům. Je třeba vypracovat žádost (podepíše řešitel projektu) a poslat Ing. Kopecké.
10. Veřejné výzkumné instituce a veřejné vysoké školy  mohou převádět do fondu účelově určených prostředků (FUUP) prostředky účelové a institucionální podpory z veřejných prostředků na výzkum a vývoj, které nemohly být efektivně použity v rozpočtovém roce, ve kterém byly poskytnuty, a to do výše 5 % objemu těchto prostředků poskytnutých na projekt VaV v daném kalendářním roce. Nutno vysvětlit ve zprávě pro poskytovatele dotace. Nejlepší je vyčerpat vlastní prostředky (zdroj 30) v plné výši a převádět pouze dotaci.
11. Na zboží a služby je třeba vytvořit objednávku v SAP, workflow:

• a. SAP ME51N Založení požadavku na objednávku (přístup nastaví M. Srovnal, kl. 1820). Je třeba zadat objednávku do SAPu.
• b. Zpracovaná objednávka přijde od H. Pořízkové nebo od H. Vrzalové (EO PřF). V případě nákupu zboží se k objednávce musí připojit cenová nabídka od dodavatele.
• c. K tomu musí být Žádost o úhradu (karta, převod, faktura) vyplněnou zanést na EO. Lze  stáhnout na www.prf.upol.cz – Zaměstnanci - Předpisy a formuláře EO - Žádost o úhradu. Zahraniční objednávky řeší P. Štecová, tuzemské K. Drozdová (EO PřF) – platba kartou a převodem.
• d. Platba na fakturu. Dodavateli je třeba poslat zpracovanou objednávku a on vystaví fakturu. Faktura se předá sekretářce.

Body a) až d) většinou řeší sekretářka katedry/pracoviště.

IV. Plánování projektů v SAP. V rámci controllingu lze vkládat finanční plány poskytovatelů dotací do SAPu pro následné sledování reálného čerpání v konkrétních kategoriích (UP) v souladu s plánem (poskytovatel):

1. Návody jsou dostupné v Portálu následující cestou. Dlaždice UPShare – Týmové weby – SAP – Uživatelská příručka SAPu – bod č. 4 Modul CO Controlling – bod č. 4.5 Plánování.
2. Řešitel pro přístup do jednotlivých modulů SAPu vytvoří žádost v Portálu a odešle. Dlaždice ELF Formulář – typ žádosti Ostatní formuláře – Žádost o přístup k agendám SAPu.
3. Vytvoření finančního plánu k SPP prvku projektu např. TA ČR v SAPu. Přihlášení do SAPu – Menu: Plánování – ZCOPL: Plánování nákladů a výnosů – Vyvolání varianty – Vytvořil: koudelko – Hodiny – výběr /PLÁN TAČR – potvrdit. Vložení plánu v Kč dle zadávací dokumentace a uložení disketou.
4. Kontrola upraveného plánu v SAPu. Hospodaření střediska – ZCO1: Přehled za profitcentra a zdroje – Vyvolání varianty – Vytvořil: koudelko – Hodiny – výběr /PLAN_TAČR – vyplnit SPP prvek – Hodiny – CO report 01 – Přehled za profitcentra a zdroje – kontrola plánu a skutečnosti dle zdrojů v SAPu za vybraný rok dle dokumentace poskytovatele a vlastních nákladů na SPP prvku.

V. Povinnosti a tipy k projektu

1. K dílčím zprávám, závěrečným zprávám, zprávám o činnosti, zprávám o realizaci projektu a plným mocím je třeba dodat na OPP PřF žlutou košilku (Formulář žádosti o podpis Monitorovací (příp. jiné) zprávy k projektu - podepsanou řešitelem a vedoucím pracoviště, včetně ERMS), nebo je-li vyžadován podpis statutára na dokumentech ke zprávě.
2. Průběžné zprávy TA ČR za příslušný rok je nutno odevzdat vždy do 30. ledna do ISTY a současně i datovou schránkou poskytovateli z pozice hlavního řešitele za celý projekt (a všechny spoluřešitele). Zprávu řešitel zašle referentce OPP a ta zajistí její řádné odeslání včetně následné doručenky.
3. Závěrečnou zprávu je třeba vyplnit a zaslat (hlavní řešitel) datovou schránkou nejdéle 30 kalendářních dnů ode dne ukončení řešení projektu. Platí podobný postup jako u průběžné zprávy.
4. Pokud dojde během řešení projektu ke změně původního návrhu projektu, musí řešitel o této změně poskytovatele informovat v souladu se zadávací dokumentací či směrnicemi poskytovatele, ideálně obratem. Dotazy lze vznášet přímo poskytovateli formou mailu či helpdesku, či manažerovi projektu poskytovatele (TA ČR - kontakt v ISTě). Dle konkrétních podmínek jednotlivých poskytovatelů dotace – viz informace na webových stránkách poskytovatelů (zadávací dokumentace, všeobecné podmínky apod.) a OPP PřF.
5. V případě vratek a pokut je třeba k datové zprávě poskytovatele přidat formulář ekonomického oddělení Žádost o úhradu a předat k zajištění platby na fakultě.
6. Udržitelnost projektu. Délku trvání a způsob plnění definuje poskytovatel, a je závazná pro řešitele (UP/fakulty) dle znění v příslušných dokumentech k projektu daného poskytovatele (zadávací dokumentace, smlouvy, web apod.). Např. GA ČR má v poskytovatelských smlouvách uvedenou větu: "Platnost a účinnost této Smlouvy končí uplynutím 720 dnů od data ukončení řešení Projektu." Platnost smlouvy tedy končí datem stanoveným ve smlouvě, plus přičteno 720 dní ke dni ukončení projektu. U AZV (Min. zdravotnictví) se může jednat o dobu 180 dnů od data ukončení řešení projektu.
7. Vkládání výsledků z projektu do univerzitní platformy OBD (a následně do celostátní platformy RIV) je potřeba dokončit vždy do 15. února příslušného roku. Na každé katedře je pověřená osoba, která poskytne metodickou podporu k práci s OBD. Informace poskytne také vedoucí katedry/pracoviště. Platforma OBD je dostupná v Portálu UP, návody jsou dostupné na UPWiki (v portálu dlaždice Nápověda/Helpdesk).
8. Je-li výsledkem projektu publikace nebo výsledek vyžaduje ISBN (např. metodika), je možné využít služeb Vydavatelství Univerzity Palackého. Postup včetně formuláře (Návrhový list - objednávka vydání publikace (pro fakultní ediční komise)) jsou na webu vydavatelství v části Jak vydat knihu. Objednávka je v rámci univerzity řešená vnitrofakturou, což nemusí být v souladu s pravidly projektu (nutno vždy kontrolovat). Příjem návrhového listu a příslušné informace poskytne ediční referentka PřF UP Bc. Krudencová (barbora.krudencova@upol.cz, kl. 4155). Je-li výstupem projektu publikace je ideální řešit dodavatelskou fakturou z jiného vydavatelství.  V případě uplatnění vnitrofaktur je ideální konzultovat konkrétní případ s poskytovatelem a EO PřF. U Min. zemědělství, v NAZV 2025 je ve Všeobecných podmínkách na str. 9: „4. Ostatní náklady: a) náklady na materiál, dodávky a podobné výrobky využívané při řešení projektu, přičemž za dodávky jsou považovány nákupy zboží i služeb. Pokud se jedná o vnitropodnikové služby, které jsou doložené interním dokladem (např. výdejkou ze skladu), lze považovat za způsobilé náklady pouze při doložení interní směrnice na oceňování zásob a faktur za nákup materiálu z předchozího období a aktivaci vnitropodnikových služeb.“ Interní směrnicí je vnitřní norma UP K-B-23/02. Např. publikace jsou definovány jako materiál. Sazby DPH jsou od 1.1.2024: 0 % knihy, sborníky, e-knihy včetně za přidělení ISBN, dotisky knih, brožury, CD zvukové, omalovánky, mapy; 12 % periodika, časopisy, časopis e-kniha, recybloky, univ. desky; 21 %  katalogy, tisky, služby.
9. Odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku (dle konkrétních podmínek jednotlivých poskytovatelů dotace). Např. u TA ČR, MZE (Všeobecné podmínky) platí, že část ročních odpisů dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku ve výši odpovídající délce období a podílu skutečného užití tohoto majetku pro řešení projektu, který nebyl pořízen z veřejných prostředků, pokud nejsou odpisy hmotného majetku součástí nepřímých nákladů. Podíl odpisů na projekt je možné počítat jak z účetních odpisů, tak z odpisů dle zákona o daních z příjmů, přičemž účetní odpisy nesmí být vyšší, než odpisy dle zákona o daních z příjmů. Více také vnitřní norma UP B3-15/2MPK-ÚZ01 o dlouhodobemém hmotném a nehmotném majetku. Účetní odpisy se začnou účtovat po zaplacení faktury a zařazení investice do majetku (řídí se datem nákupu, instalace přístroje, zaškolení obsluhy). Podle zmíněné vnitřní normy se účetní odpisy realizují podle odpisového plánu UP, u vybraných technických zařízení (např. ID třídy 2205) je účetní odpis 6,66 roků (15%/rok). Pokud je přístroj v hodnotě např. 100.000 Kč nakoupen v říjnu daného roku (s ohledem na náklady projektu) je možné nárokovat úč. odpisy pouze z měsíců (říjen, listopad, prosinec) např. 100.000 Kč/0,15/12(12 měsíců v roce)x3(měsíce pro odpisy v projektu)=3.750Kč v daném roce. Investice nad 80.000 Kč je třeba zapsat do Stručné informace k projektu před jeho podáním. Po udělení dotace je třeba podat Žádost o novou investiční položku k rukám pana děkana, nechat schválit a zavést do plánu investic jako investici pořízenou z prostředků FRIM (zdroj 80). Příkazce operace (SAP) vyplní Formulář s požadavky pro zadávání veřejné zakázky (Portál - ELF/Formuláře - Ostatní formuláře) a odešle na Oddělení veřejných zakázek (OVZ). Řešitel si investici do 749.999 Kč řeší sám, od 750.000 Kč vyřizuje OVZ, viz vnitřní norma UP R-B-20/28-ÚZ03. Faktury vloží do SAP sekretářka katedry. Žádost o odpisy zpětně volnou formou (přeúčtování odpisů na SPP prvek) za daný rok je nutno podat Ing. Kopecké do prosince daného roku.
10. Subdodávky (kategoriemi uznaných nákladů, TA ČR, Všeobecné podmínky v. 7, 8). Náklady na subdodávky představují náklady na služby výzkumné povahy. Dodavatelem subdodávek nesmí být člen řešitelského týmu nebo osoba spojená s příjemcem. Náklady na subdodávky jsou omezeny 20 % z celkových uznaných nákladů všech účastníků projektu za celou dobu řešení; to neplatí ve veřejné zakázce ve výzkumu, vývoji a inovacích, kde tyto náklady může poskytovatel v souladu se ZZVZ omezit věcně v zadávacích podmínkách. Náklady, které nesplňují definici subdodávek, je nutné vykazovat v rámci kategorie “Ostatní přímé náklady“ (viz. Výklad podmínek uznatelnosti nákladů, str. 19). Více také vnitřní norma UP R-B-20/28-ÚZ03 o zadávání veřejných zakázek (str. 9, článek VII.). VZMR na dodávky a služby s předpokládanou hodnotou nižší než 750 000 Kč bez DPH. Oprávněná osoba je povinna vždy prokázat hospodárnost vynaložených výdajů, a to například formou prokazatelného průzkumu trhu nebo jiným vhodným způsobem doložení přiměřenosti nákladů (průzkumem trhu, poptávkou, printscreenem cen z veřejně dostupných zdrojů, srovnáním obdobných zakázek, rámcovým přehledem obvyklých cen na trhu, nebo jinou věrohodnou formou). Je tedy na uvážení příkazce operace, jaký způsob zvolí, přičemž důležitý je výsledek – prokazatelnost hospodárného vynaložení prostředků. Současně platí, že má-li dotační titul svá vlastní pravidla a podmínky, které jsou přísnější, je nutné dodržovat tyto přísnější podmínky. Informace poskytne Oddělení veřejných zakázek (RUP).
11. U TA ČR se režie počítají jako 20-25% (v závislosti na výzvě) ze součtu skutečně vykázaných osobních nákladů a ostatních přímých nákladů projektu daného příjemce v příslušném roce a bez sumy k převodu do FÚUP.
12. Správu výzkumných dat je možné řešit na www.zenodo.org, zde lze přidávat data (cca do 8 tera-) dle oborů nebo založit vlastní skupinu. Více k tématu Open Science na stránkách Akademie věd ČR.
13. UP je plátcem DPH, ale nemá zákonný nárok na odpočet DPH ve vztahu k aktivitám projektu. 

CES centrální evidence smluv - obecná pravidla a závazný postup pro vedení evidence smluv (a dodatků) na UP upravuje směrnice rektora UP.

Registr smluv - vyhledávání zveřejněných smluv na stránkách MVČR smlouvy.gov.cz/vyhledavani

SPP prvek je přidělen ke každému projektu (Ing. Kopecká) a řešitel má možnost sledovat čerpání rozpočtu na projektu, a to prostřednictvím Portálu UP. Po přihlášení na portal.upol.cz se vpravo, v jedné z nabídek, objeví „SAP“. Po rozkliknutí této nabídky se řešitel dostane na stránku, kde vlevo vybere možnost „Čerpání SPP prvků“. Tam by měly být k dispozici ty SPP prvky projektů, které má řešitel přiděleny na svoje jméno (hlavní řešitel projektu). Následně zadá období, za které požaduje stav čerpání zjistit. Sjetina ze SAP obsahuje položky naúčtované na daný SPP prvek.

Právní oddělení UP prosí, v případě nutnosti kontroly jakékoliv smlouvy vázané na projekt, o dodání veškerých potřebných podkladů jako jsou návrh projektu, zadávací dokumentace, smlouva o podpoře, všeobecné podmínky, závazné parametry, typ soutěže/poskytovatel, rozhodnutí.

Školení pro pracovníky projektu, byť by se jednalo o odborné školení, není uznatelným nákladem. Náklady na konferenci jsou uznatelným nákladem pouze v případě aktivní účasti na konferenci a pouze ve dnech konání konference.